O que é uma fatura e quando tem de emitir uma?
A fatura é o documento que comprova uma venda ou uma prestação de serviços entre duas partes. Serve simultaneamente de prova contabilística, de justificativo fiscal e de título de crédito. Num restaurante, entra em cena assim que um cliente profissional a solicita.
A nota que entrega no fim da refeição não é uma fatura em sentido estrito. É um documento de caixa destinado ao consumidor final. Os dois seguem regras distintas, e confundi-los sai caro numa inspeção.
A nota entregue a um cliente particular
A portaria de 8 de junho de 1967 obriga à entrega de uma nota a qualquer pessoa singular sempre que a conta ultrapassa os 25 euros com IVA incluído. Abaixo desse limite, continua a ser obrigatória se o cliente a pedir. Deve indicar a data, o nome e a morada do estabelecimento, o detalhe dos pratos e das bebidas, o preço de cada artigo e o total a pagar.
Esta nota compromete também a sua afixação de preços. Os preços anunciados na carta têm de corresponder ao cêntimo aos que constam da conta. É o ponto mais frequentemente detetado pela DGCCRF, muito antes das questões de IVA.
A fatura emitida a um cliente profissional
Assim que o comprador é uma empresa, uma comissão de trabalhadores ou uma associação, tem de emitir uma fatura completa. O artigo 289.º do Code général des impôts e o artigo L441-9 do Code de commerce fixam a lista das menções obrigatórias. Um seminário, um almoço de negócios, um serviço de catering: todos estes casos caem neste regime.
A fatura deve ser emitida em dois exemplares, o original para o cliente e uma cópia que conserva durante 10 anos. É devida no momento em que a prestação é realizada, e não várias semanas depois.
| Elemento | Nota entregue a um particular | Fatura para um profissional |
|---|---|---|
| Limite de entrega | Obrigatória acima de 25 euros com IVA | Obrigatória logo a partir do primeiro euro |
| Identidade do cliente | Não exigida | Nome ou denominação social e morada de faturação |
| Numeração | Basta o número de caixa | Número de fatura cronológico e sem falhas |
| SIREN e forma jurídica | Não exigidos | Número SIREN, RCS, capital social |
| Menções de pagamento | Não exigidas | Prazo, juros de mora, indemnização fixa |
| Prazo de conservação | 6 meses para o duplicado | 10 anos |
As menções obrigatórias de uma fatura, linha a linha
A lista é longa, mas memoriza-se por blocos: quem vende, quem compra, o quê, quanto, quando e em que condições. Basta faltar uma informação para o documento deixar de ser conforme.
A identidade do vendedor e da empresa
O nome do vendedor abre a fatura. No caso de uma sociedade, trata-se da denominação social seguida da forma jurídica e do montante do capital social. No caso de um empresário em nome individual, o apelido antecede ou sucede à menção EI.
- Morada da sede e, se for diferente, morada do estabelecimento que realiza a prestação
- Número SIREN de nove dígitos, ou SIRET de catorze dígitos
- Cidade da conservatória de registo seguida do número RCS
- Número de IVA intracomunitário quando é sujeito passivo
O número SIREN identifica a empresa, o SIRET identifica o estabelecimento. Ambos são aceites, mas o SIRET é mais preciso se explora várias moradas.
O número da fatura e a data de emissão
Cada fatura tem um número único, atribuído segundo uma sequência contínua. Pode usar séries distintas por ano ou por atividade, desde que se mantenha coerente. Um número em falta é, aos olhos de um inspetor, indício de uma fatura apagada.
A data de emissão corresponde ao dia em que elabora o documento. É também necessário indicar a data da prestação ou da entrega quando esta é diferente. Num banquete servido no dia 12 e faturado no dia 15, ambas as datas têm de constar da fatura.
O detalhe da prestação e os montantes
O detalhe é a parte que os restauradores mais descuram. Escrever apenas serviço de restauração não chega. Tem de designar a natureza exata da operação, a quantidade, o preço unitário sem IVA e os eventuais descontos.
O rodapé da fatura retoma o total sem IVA, o montante de IVA por taxa e o total com IVA incluído. Quando coexistem várias taxas na mesma fatura, cada linha tem de remeter claramente para a sua taxa.
Em dez faturas de seminário verificadas num estabelecimento, sete misturam as bebidas alcoólicas e a comida numa única linha. O cliente deixa de conseguir recuperar corretamente o IVA, e é o restaurante que recebe a reclamação.
IVA: as menções fiscais específicas da restauração
A restauração acumula várias taxas no mesmo talão. É isso que torna as suas faturas mais técnicas do que as de um comércio comum.
As taxas aplicáveis no consumo no local
Os pratos e as bebidas sem álcool consumidos no local estão sujeitos à taxa de 10 %. As bebidas alcoólicas estão sujeitas à taxa normal de 20 %. Os produtos vendidos para levar num acondicionamento que permite a sua conservação passam para 5,5 %.
Numa fatura de almoço de negócios, é portanto frequente haver duas ou até três taxas. Cada taxa de IVA aplicável tem de aparecer com a respetiva base e o respetivo montante, sem qualquer agregação global.
IVA não aplicável: o regime de isenção
Algumas estruturas não faturam imposto. Um serviço de catering em micro empresa abrangido pelo regime de isenção não liquida IVA nem o deduz. Nesse caso inscreve uma menção precisa: TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Esta fórmula não é decorativa. Sem ela, a administração considera que o imposto era devido e vem exigi-lo. Escrever apenas não aplicável, sem referência ao artigo, não o protege.
Número de IVA e clientes estrangeiros
Numa prestação de serviços faturada a uma empresa estabelecida noutro país da União, o seu número de IVA intracomunitário e o do cliente têm de constar da fatura. Acrescenta a menção de autoliquidação. O mesmo princípio aplica-se às operações isentas, que remetem para o artigo do CGI em causa.
Pagamento, juros e menções relativas à liquidação
O bloco do pagamento é o que mais vezes se esquece, apesar de ser explicitamente sancionado pelo Code de commerce.
- Data de vencimento e prazo de pagamento concedido
- Taxa dos juros de mora aplicável em caso de pagamento tardio
- Indemnização fixa de 40 euros por despesas de cobrança, devida por qualquer cliente profissional
- Taxa de desconto em caso de pagamento antecipado, ou a menção de desconto nulo
O prazo geral entre profissionais é de 30 dias após a prestação. Pode ir até 60 dias se o contrato o previr. Para um restaurante que trabalha com contas-cliente mensais, estas informações são o seu único apoio em caso de incumprimento.
Nota de crédito, fatura retificativa e outros casos particulares
Um erro nunca se corrige alterando uma fatura já emitida. Emite uma nota de crédito, que retoma a totalidade das menções obrigatórias da fatura inicial.
A nota de crédito tem o seu próprio número, a sua própria data de emissão e faz referência explícita ao número da fatura anulada ou corrigida. Os montantes são expressos em negativo, com o IVA correspondente. Uma nota de crédito parcial limita-se à quantia efetivamente devolvida.
Outro caso frequente: a fatura de adiantamento para uma privatização do espaço. Segue as mesmas regras e terá de ser deduzida do montante total na fatura final. Pense também nas menções ligadas à sua carta: as informações sobre alergénios e sobre a origem das carnes decorrem de uma obrigação de informação sobre os alergénios no restaurante, distinta mas fiscalizada pelos mesmos agentes.
A faturação eletrónica: o que muda no seu estabelecimento
A reforma da faturação eletrónica impõe progressivamente a troca de faturas entre profissionais através de plataformas certificadas. A receção passa a ser obrigatória para todas as empresas a 1 de setembro de 2026. A emissão segue-se a 1 de setembro de 2026 para as grandes empresas e as empresas de média dimensão, e depois a 1 de setembro de 2027 para as PME e as micro empresas.
Uma fatura eletrónica não é um PDF enviado por email. É um ficheiro estruturado, legível por uma máquina, transmitido através de uma plataforma. O formato livre desaparece nas operações entre sujeitos passivos estabelecidos em França.
Chegam com a reforma quatro menções adicionais: o número SIREN do cliente, a morada de entrega se for diferente, a natureza da operação (bens, serviços ou mista) e a opção pelo pagamento do imposto com base nos débitos. Antecipe-as desde já nos seus modelos.
O seu software de caixa já tem de estar certificado conforme às exigências de inalterabilidade e de conservação. Confirme junto do seu fornecedor que também vai gerir os fluxos eletrónicos. Muitas soluções de carta digital para restaurantes ligam-se atualmente à caixa, o que reduz as reintroduções de dados entre o menu, o talão e a fatura.
Sanções: o que se arrisca com uma fatura não conforme?
O regime é duplo. No plano fiscal, o artigo 1737.º do CGI prevê uma coima de 15 euros por menção em falta ou incorreta, com um limite de um quarto do valor da fatura. Uma fatura de 400 euros com seis esquecimentos não custará portanto mais de 100 euros, mas a repetição ao longo de um ano inteiro muda a escala.
No plano comercial, o Code de commerce prevê uma coima administrativa que pode chegar aos 75 000 euros para uma pessoa singular e aos 375 000 euros para uma sociedade. Estes montantes duplicam em caso de reincidência no prazo de dois anos.
O verdadeiro risco está noutro lado: uma fatura não conforme pode impedir o seu cliente de deduzir o IVA. E ele virá exigi-lo. Para confirmar que uma fatura está conforme, releia-a com a lista das menções à frente, bloco a bloco, antes de a enviar.
Estes hábitos de conformidade valem para todos os seus suportes. A afixação dos preços na sala e na montra obedece à mesma lógica de rastreabilidade: o que o cliente lê tem de corresponder ao que paga e ao que lhe fatura.